請求管理システムと顧客向けWebサイト 導入事例

1週間かかっていた事務処理が半日に短縮！

導入のきっかけ

当社では、取引先からの仕入商材料金とお客様の契約プランを基に、手動で請求計算を行っていました。しかし、仕入商材料金データが独特の形式で複雑ということもあり、取り扱う商材とお客様が増えてくるに従い、請求業務に手間がかかるようになっていました。この状況を改善するため、料金計算に特化した請求管理システムの導入を検討し始めました。

新システムに期待したこと、導入の決め手

新システム導入前は社員数人が専任となり、数日から1週間ほどかけて請求処理を行っていました。また、手作業によるミスも発生していたことから、新システムには、請求業務工程の短縮化、自動計算によるミス解消を期待していました。
日本ソフテックさんの提案は、取引先独特の規格に適応し、請求料金データを正確に計算することはもちろん、システム導入後に料金改定や税率の変動があっても自社で修正できる柔軟さを備えていました。他にも2社並行して検討していましたが、当社の取引企業様からの推薦があったことと、最終的には打ち合わせの際の印象や提案資料などから、信頼できる企業であると判断しご依頼させていただきました。

システム導入時に苦労したこと、導入にあたり工夫したこと

独特な料金計算仕様であるため、日本ソフテックさんへの説明がうまくできるか心配でしたが、不明確な部分は都度、担当者様にフォローいただけたので、スムーズに進めることができました。
導入時は、正確に動作するか、使いこなせるか不安でしたが、シンプルかつ機能的なシステムを構築していただいたため、すぐに習熟することができました。当社独自の運用マニュアルを作成したのも良かったと思います。また、試験期間中に何度もバージョンアップしていただいたので、最終的にとても使いやすいシステムになりました。

導入後の効果

期待以上の効率化と計算ミス減少で大満足です。1週間ほどかかっていた請求業務が半日に短縮しました。請求業務に関わる時間が短縮された分、営業活動などに時間を割くことができるようになりました。

日本ソフテックの対応

導入前、導入後も変わらず手厚い対応をいただいております。日本ソフテックさんに依頼して良かったと思っておりますし、信頼できる企業として他社様にもご紹介したいと考えています。

最後に、
取材にご協力いただき、ありがとうございました。
取材日：2024年2月
※本事例に記載の情報は取材日当時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があります。