PROJECTS
kintone コンベンション管理システム
革新的なシステム導入による業務の変革
システム検討までのきっかけ
◯古いシステムからの新たな展開
当社では、設立以来ずっと同じシステムを使用してきました。そのシステムは初期に当社のシステムに詳しい者が「Access」を使用して作成したものでした。しかし、そのシステムを利用して30年以上経過し、システムに詳しい者もいなくなり、扱いが非常に難しい状態になりました。また、メンテナンス面でも「Access」のMicrosoft Officeなどに起因するシステムのバージョンアップや、システムによるFAX送信などの機能があり、これらに十分なメンテナンスができない状況でした。
そこで、新しいシステムに置き換えるプロジェクトが始まりました。このプロジェクトに協力してくださる企業の中には、「kintone」を使用する案と、システムを作り直す案がありました。どちらの企業も、私たちの要望に真摯に耳を傾け、改善案を提案してくださいました
導入の決め手
◯kintoneによる信頼と柔軟性
当初、日本ソフテックさんともう一社でシステムの検討をしていました。日本ソフテックさんは「kintone」というシステムを使用しており、もう一社はオーダーメイドのシステムを提案していました。オーダーメイドシステムは、自分たちの要望に合わせて柔軟に仕様を決めることができるという魅力がありました。しかし、専門知識を持つ人がいなくなるとシステムの利用が困難になる可能性があるという懸念もありました。そのため、「kintone」の導入実績が多数あり、他の企業からも推薦されていた日本ソフテックさんに導入を依頼することに決めました。
日本ソフテックの対応
◯信頼と円滑なコミュニケーションで進む新システム導入
担当者の方は明るく、システムについても熟知しており、導入時の説明も非常にわかりやすかったです。また、疑問点や不明な点があるとすぐに答えてくださり、担当者同士の連携も円滑で安心感がありました。リモートや電話でのやり取りもありましたが、長時間であっても丁寧に対応してくださり、不快な思いをすることはありませんでした。
導入後の効果
◯革新的なシステム導入による業務の変革
導入直後はいくつかの不備がありましたが、迅速に対応していただき、問題なくシステムを運用することができました。
導入前と比べて待ち時間が短縮され、業務効率が向上し、業務に関するストレスが軽減されました。さらに、レイアウトが改善され、直感的な操作が可能になりました。以前は、システムに詳しくないと操作できませんでしたが、現在は誰でもデータの入力や整理、操作が可能になりました。また、社外のパソコンからもアクセスできるようになり、出張先でもリアルタイムで情報を共有することができるようになりました。これにより、活用範囲が広がりました。
今後、日本ソフテックに求めること
○素早い対応をこれからも
現在のシステムには満足していますが、追加の機能があれば改めてご連絡したいと考えています。また、素早い対応をしていただけるので、安心して依頼することができます。
最後に、
取材にご協力いただき、ありがとうございました。
取材日：2023年6月
※本事例に記載の情報は取材日当時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があります。
